تطبيقات الهواتف الذكيةمواقع إلكترونية

أفضل و أشهر مواقع تخزين الملفات ومشاركتها

نتيجة للتوجه العالمي إلى العمل عن بعد، ونظرا إلى أن الكثير من أعمالنا أصبحت افتراضية بصورة كلية أو جزئية، فقد ازداد الطلب على رقمنة وحوسبة الأعمال بصورة مطّردة. وإن من أهم الأمور التي يطلبها الأفراد والشركات هي أنظمة تبادل الملفات بصورة آمنة وسهلة.

وبطبيعة الحال، فإن الشركات تنتج كميات كبيرة من المستندات الورقية، مثل الكتب الرسمية، والتعميمات الإدارية، وطلبات الاستلام والتسليم والمخططات الهندسية، وحصورات الكميات، والفواتير، وغيرها. وفي البيئة الافتراضية للعمل يصبح موضوع التعامل بالمستندات الورقية أمرا مستحيلا. وهنا يكمن دور أنظمة وبرامج إدارة الملفات، والتي سنتطرق إليها في هذا الموضوع وإلى كيفية المقارنة بينها وكيفية الحصول عليها والاشتراك بها وتنزيلها.

أولا: لماذا نحتاج إلى أنظمة وبرمجيات لإدارة الملفات؟

1. ما هو نظام إدارة الملفات File Management System

نظام إدارة الملفات هو خدمة يتم تقديمها عبر السحابة الرقمية Digital Cloud والذي من خلاله يمكن إدارة إنشاء وتخزين ونقل ونشر الملفات والمستندات من أي مكان في العالم. وعادة ما يتم إعطاء المستفيد من الخدمة بيانات للوصول وتسجيل الدخول، مثل عنوان الوصول واسم المستخدم (أو المستخدمين) وكلمات المرور الخاصة بكل مستخدم. أي أن الأمر لا يتطلب سوى الحصول على اتصال انترنت للوصول إلى بياناتك وبيانات شركتك من أي مكان!

2. عقبات إدارة الملفات الورقية

بالإضافة إلى أن المستندات الورقية تصنع جوا من الفوضى في المكتب، فإن فرص الخطأ في أرشفة الملفات الورقية والتكاليف الإضافية المطلوبة لتخزين الملفات، وصعوبة الوصول إليها وتحديد موقعها، ليست إلا عداد محدودا من العقبات التي تواجه الشركات إذا ما حاولت العمل عن بعد في أي ظرف من الظروف. وبصراحة، فإن التحديات والعقبات تفوق التوقعات، وإليك بعض الإحصائيات العالمية:

  • يتم فقدان حوالي 7.5% من المستندات الورقية (المصدر).
  • تؤدي تحديات وعقبات المستندات إلى خسائر إنتاجية بنسبة تزيد على 20% (المصدر).
  • يمكن للشركات التي يتراوح دخلها السنوي بين 500 ألف دولار ومليون دولار توفير ما يصل إلى 40 ألف دولار سنويا من خلال التحول إلى الإدارة الرقمية للمستندات (المصدر).
  • في المتوسط ، يقضي الموظف أكثر من ربع ساعة في البحث عن مستند ورقي، وهذا يؤدي إلى ضياع حوالي 1/5 من وقت العمل، أي ما يعادل يوما واحدا في الأسبوع للموظف الذي يبحث عن معلومات في المستندات الورقية للعمل بكفاءة.

وبناء على ما سبق، وجب الاعتراف بأن نظام إدارة الملفات يعلب دورًا مهمًا وبارزا في جعل إدارة الملفات أسهل وأسرع وأكثر كفاءة.

اقرأ أيضا: تحويل الهاتف الذكي إلى أكثر من مجرد هاتف

ثانيا: أهمية ومميزات أنظمة إدارة الملفات

تضفي أنظمة إدارة الملفات الرقمية المتطورة الكثير من المزايا والإمكانيات إذا ما تمت مقارنتها بأنظمة تخزين الملفات الورقية التقليدية، وفيما يأتي أهم هذه الميزات التي لا يمكن حصرها هنا:

  • توفير الوقت في البحث عن الملفات من خلال قدرات البحث فائقة السرعة التي تقدمها هذه الأنظمة.
  • سهولة إدارة الملفات (إنشاء، تخزين، نقل، مشاركة، مراقبة، إلخ) من أي مكان في العالم.
  • توفير المال والجهد المطلوب لإنشاء مستودعات الملفات الورقية.
  • إمكانية عمل سجل الإصدارات والمراجعات الخاصة بالمستندات لمعرفة ما يتعلق بالتعديلات التي تمت على الملفات!
  • تخطي مشكلة ضياع الملفات نتيجة للكوارث من خلال خاصية النسخ الاحتياطي للملفات.
  • إمكانية التعاون والعمل الجماعي في الوقت الفعلي بصورة محسنة ومتطورة.
  • فرض المزيد من التحكم والسيطرة على الملفات وتحقيق أعلى درجات الأمان والخصوصية فيما يتعلق بالمعلومات الحساسة والسرية.

وبالنظر إلى أن غالبية أصحاب الأعمال والشركات يرغبون في الوصول إلى الملفات وإدارتها والتعامل معها عن بُعد، فقد أصبحت فكرة وجود نظام لإدارة الملفات ضرورية وقرارًا واضحًا جليا لا يمكن إنكار أهميته. لذا فقد تحملنا هنا العبء الثقيل في البحث عن الخيارات المتعددة من أجلك إن كنت مهتما بهذا الأمر.

ثالثا: قائمة أفضل و أشهر مواقع تخزين ومشاركة الملفات

نقدم لكم فيما يلي قائمة بأفضل برامج وأنظمة إدارة الملفات المتاحة في عالم خدمات الانترنت السحابية.

1. خدمة شيربوينت من ميكروسوفت Microsoft Sharepoint

ونظام Sharepoint هو نظام إدارة الملفات مقدم من شركة مايكروسوفت Microsoft. ويتيح البرنامج للفرق والمجموعات تخزين جميع بيانات الشركات، من مستندات وملفات، وما إلى ذلك. كما يتيح العثور على أي مستند أو ملف يحتاجونه بأقصى سرعة. ويسمح شيربوينت لأعضاء فريق العمل بإمكانية إنشاء مواقع ويب ديناميكية للمشاريع والأقسام وغيرها. ومن خلال هذه المواقع، يمكن للموظفين مشاركة البيانات والأخبار والموارد والمعلومات المهمة. بالإضافة إلى التعاون والتشارك في بيئة العمل وخارجها.

اقرأ أيضا: بدائل ترجمة جوجل Google Translator

كما يحتوي SharePoint على العديد من المميزات الأخرى، مثل أداة التقويم وأدوات إدارة المشروع، وأدوات المراسلة، وخدمة التخزين السحابية، وأنظمة إدارة المحتوى، إضافة إلى كونه مدير ملفات رائع. ونظام SharePoint هو جزء من مجموعات تطبيقات Microsoft 365 ويتكامل مع كل من تطبيقات Microsoft Office و OneDrive و Microsoft Teams. فالبرنامج يساعد بشكل فاعل على العمل في مكان واحد بجميع المنصات والتطبيقات المتكاملة.

أهم ميزات برنامج Sharepoint

  • مشاركة الملفات من Teams و Onedrive وتطبيقات Microsoft 365.
  • تطبيقات الجوال والهواتف الذكية للوصول إلى الملفات في أي مكان ومن أي مكان وفي أي وقت.

سعر برنامج شير بوينت SharePoint

  • مجاني مع وظائف محدودة
  • تبدأ الخطط المدفوعة من 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا

2. دوكيووير DocuWare

كما يدعي موقع DocuWare أن الموظفين يقضون 50٪ من أوقات عملهم في البحث عن المستندات والملفات. وإذا كان الأمر كذلك، فنحن في ورطة كبيرة!

وعلى الرغم من ذلك كله، فإن Docurware يتعامل مع كل هذه المخاوف المتلعلقة بالبحث، بسهولة فائقة من خلال السماح للمستخدمين بتخزين المستندات والملفات على نظامه الأساسي المستند إلى مجموعة النظراء. وتقلل الخدمة المقدمة من Docuware، من خلال إدارة المستندات المبني على أتمتة ورقمنة سير العمل، من إهدار الوقت بشكل كبير وتساعد الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية.

ويحتوي موقع Docuware، إضافة إلى ذلك، من خلال خدماته، على إمكانات متقدمة لتخزين الملفات وفهرسة المستندات، ما يجعل الوصول إلى ملفاتك أمرا سهلا، بغض النظر عن مكان وجودك. ومع أكثر من 25 عامًا من الخدمة والخبرة في هذا المجال، تطور Docuware بجدارة إلى نظام قوي لإدارة الملفات، وما زال مستمرا في تقديم خدماته الرائعة بقوة واقتدار.

كما يقوم Docuware، بالإضافة إلى إمكانياته، بجعل العمليات التجارية تلقائية وأوتوماتيكية، مثل إعداد موظفين جدد أو معالجة الفواتير أو إدارة العقود. علاوة على ذلك، يحمي Docuware ملفاتك من الوصول غير المصرح به من خلال توفير الأمان الرقمي ومزايا التعافي من الكوارث، وغيرها.

أهم الميزات الأساسية لبرنامج Docuware

  • مخطط العمليات لتخطيط العمليات التجارية
  • مسح الباركود ومعالجة الفاتورة
  • التكامل مع التطبيقات السحابية الأخرى مثل Google Drive

خطط الاشتراك في DocuWare

  • تبدأ الخطط المدفوعة من Cloud Base (بما في ذلك 4 مستخدمين عملاء محددين بسعة تخزين 20 جيجا بايت) ،
  • خطة Cloud Professional (يشمل 15 مستخدمًا للعميل مع سعة تخزين 50 جيجا بايت) ،
  • وخطة Cloud Enterprise (يشمل 40 مستخدمًا عميلًا بسعة تخزين 100 جيجا بايت) ،
  • وخطة Cloud Large Enterprise ( يتضمن 100 مستخدم عميل مسمى بسعة تخزين 250 جيجابايت)

3. بروف هب ProofHub

عندما يتعلق الأمر بتعزيز التعاون الجماعي وإدارة المشاريع بصورة مبسطة، فإن ProofHub هي أداة SaaS قائمة على السحابة وهي غنية عن التعريف. ويقدم ProofHub مجموعة واسعة من الميزات المتقدمة تحت سقف افتراضي واحد، بما في ذلك برنامج إدارة الملفات الفعال. وتقضي فرق المشروع أيضًا وقتًا طويلاً في فرز وتنظيم الملفات والمستندات الرقمية الخاصة بهم، ولكن نظام إدارة الملفات في ProofHub يبسط العملية برمتها.

ويتيح البرنامج لفرق المشروع تحميل وتخزين وتنظيم جميع مستنداتهم في مكان واحد. يمكنك الوصول بسهولة إلى ملفاتك ومشاركة الروابط والتعاون عليها مع أعضاء الفريق الموزعين على نطاق واسع. وأضف إلى ذلك أن البرنامج يسمح لك بتعيين إصدارات الملفات، بالإضافة إلى تخزين إصدارات متعددة من نفس الملف، كما أن البحث المتقدم يجعل تحديد موقع المستندات الخاصة بك أمرا سهلا، باستخدام الكلمات الأساسية والعبارات ذات الصلة. كما يمكن أيضًا استخدام نظام إدارة الملفات في ProofHub على هاتفك المحمول.

أهم ميزات برنامج إدارة الملفات من ProofHub

  • يسمح لك البرنامج مراجعة الملفات وإثباتها والتعليق عليها.
  • كما يمكنك إرفاق الملفات والمستندات في المهام والمناقشات والمحادثات والملاحظات.
  • وتيح البرنامج التعاون الفعلي في الوقت الحقيقي ومشاركة الملاحظات على الملفات

خطط برنامج إدارة الملفات من ProofHub

تقدم ProofHub خطتي تسعيرتفوتر سنويا:

  • الخطة الأساسية مع جميع الميزات الأساسية بسعر 45 دولارًا شهريًا.
  • وخطة Ultimate Control مع جميع الميزات الأساسية بالإضافة إلى الميزات الإضافية بسعر 89 دولارًا شهريًا.

4. جوجل درايف Google Drive

إذا كنت تبحث عن خدمة لتخزين وتبادل الملفات سحابيا وبشكل غير رسمي، فعليك بتجربة Google Drive. ويعد جوجل درايف نظاما لإدارة الملفات تقدمه شركة جوجل Google الغنية عن التعريف. وعلى الرغم من افتقار هذه الخدمة للعديد من الخيارات والإمكانات التي تقدمها الخيارات الأخرى، إلا أنها لا تزال قادرة على إنجاز المهمة المطلوبة والمرجوة. وأداة Google Drive مناسبة جدا للمستخدم العادي، ويمكن أن يتكامل البرنامج مع الخدمات الأخرى من جوجل مثل البريد الإلكتروني، ومستندات Google وجداول البيانات، الأمر الذي يتيح لك تخزين جميع المستندات والملفات داخل مخزن الملفات الخاص بك على Google Drive بسهولة تامة.

ويتيح برنامج Google Drive ما مقداره 15 جيجابايت من المساحة التخزينية السحابية مجانا لتخزين ملفاتك المختلفة. كما يمكنك ترقية الاشتراك المجاني إلى اشتراك احترافي إذا كنت بحاجة إلى المزيد من المساحة والإمكانات. ويتميز نظام Google Drive بالبساطة وسهولة الاستخدام، ولكنه قد لا يكون مناسبا للشركات الكبيرة بنسخته المجانية. ويتميز البرنامج بتوفر تطبيقات للهواتف الذكية لكل من iOS و Android وأجهزة الكمبيوتر للوصول إلى الملفات بأسهل الطرق ومن أي مكان.

أهم ميزات برنامج Google Drive

  • سهل الاستخدام بتصميم بسيط.
  • يتكامل مع مستندات وجداول Google.
  • حل مثالي للأفراد.

خطط الاشتراك ببرنامج Google Drive

  • الخطة المجانية وتتيح مساحة تخزينية بسعة 15 جيجا بايت.
  • والخطة المدفوعة الأولى وتتيح مساحة تخزينية بسعة 100 جيجابايت مقابل 1.99 دولار شهريا.
  • وتتيح الخطة المدفوعة الثانية مساحة تخزينية بسعة 200 جيجابايت مقابل 2.99 دولار شهريا.
  • وكذلك تتيح الخطة المدفوعة الثالثة مساحة تخزينية بسعة 2 تيرابايت بقيمة 9.99 دولار شهريا.

5. الفريسكو Alfresco

برنامج الفريسكو Alfresco هو نظام إدارة محتوى مؤسسي يهدف إلى تبسيط معرفة مؤسستك. ويقوم Alfresco بتزويد المستخدمين بمصدر واحد للحقيقة لجميع بياناتهم وملفاتهم. ولا داعي لإضاعة الوقت في البحث في رسائل البريد الإلكتروني والأقراص الصلبة عن المحتوى والملفات والمستندات!

هل تريد تحسين عجلة دوران عملك؟ إذا كانت الإجابة نعم، فإدارة المستندات في برنامج Alfresco تتيح للموظفين العثور على الملفات المهمة وتخزينها ومشاركتها. ومن هذه الملفات العقود وملفات العملاء، وغيرها. كما يتيح البرنامج مسح المستندات ضوئيا باستخدام Scanner. بالإضافة إلى إمكانيات الذكاء الاصطناعي وتعليم الآلة في استخراج المعلومات من الخدمات السحابية لأمازون AWS. ويمكن للمستخدمين استخدام برنامج الفريسكو على سطح المكتب وعلى تطبيقات الهواتف الذكية المحمولة وعلى الويب وغيرها.

6. برنامج اونلي اوفيس OnlyOffice

يتيح لك OnlyOffice نسخ ملفات مكتبك بالكامل على النظام الأساسي الخاص به لسهولة التخزين والاسترجاع. ويمكن للأفراد والموظفين تحميل المستندات وجداول البيانات، والملفات المتعلقة بالعمل، وإدارتها من خلال تطبيق OnlyOffice الذي يعمل من خلال الويب. وقد حصل التطبيق على جائرة أفضل برنامج لإدارة المستندات لعالم 2018 من مجلة بي سي (PC Magazine).

كما يتيح Only Office للمستخدمين تتبع التغييرات على الملفات، والتعاون والتشارك في الوقت الفعلي. وإضافة إلى ذلك، يمكنك ترك الاقتراحات والوصول إلى سجل الإصدارات والتعديلات لكل ملف. ويدعم النظام جميع تنسيقات الملفات الشائعة مثل PDF ومايكروسوفت وورد (DOC)، و CSV و TXT و HTML و PPT وغيرها.

وبالإضافة إلى ذلك كله، يمكن للمستخدمين ربط خدمات التخزين السحابية الخاصة بهم مثل Google Drive و Dropbox وغيرها، لإحضار حميع بياناتهم تحت سقف واحد، في منصة واحدة.

أهم مميزات OnlyOffice

  • إمكانية حفظ ملفات الفيديو بصيغ متعددة وتشغيلها باستخدام أي جهاز.
  • مشاركة الملفات عبر بيئة العمل، وإعطاء الصلاحيات المناسبة لتعديلها أو التعليق عليها، أو الاكتفاء بمشاهدتها.
  • نظام ضبط وتتبع المراجعات والإصدارات.

أسعار وخطط نظام OnlyOffice

  • يتوفر خطة مجانية لاستخدام خطة Workspace بسعة 2 جيجابايت .
  • ويمكن الاشتراك بالخدمة السابقة بمبلغ 5 دولارات شهريا لخطة الأعمال (يمكنك الاطلاع على الخطط من هنا).
  • ويتيح الموقع المزيد من الخدمات التي تختلف باختلاف الميزات وسعات التخزين ( يمكنك الاطلاع على الخطط الأخرى من هنا)

Doctor Keifa

شبكة كيف هي مشروع عربي ناشئ يهدف إلى مساعدة ملايين الزوار من جميع أنحاء العالم في معرفة كيف تُصنع الأشياء، وكيف يتم تحضيرها، وطريقة عملها، وكيفية حل الكثير من المشاكل. إدارة الموقع تسعى دائما إلى تقديم المعلومة الصحيحة والموثقة.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى